オンラインで業務を行う場合、ツールやアプリの活用は欠かせません。業種や仕事内容により必要となるツールは変わりますが、業務を効率化するためのものと、他者との連携を図るためのものはしっかり導入しておきたいところです。前者は、オンラインの利用に欠かせないものや業務を簡略化してくれるもの、後者は他者とのコミュニケーションツールが挙げられます。
業務を効率化させるためのツールと言えば、書類作成などで必要となる文書作成アプリのMicrosoft WordやEvernote、PDFを表示するためのAcrobat Reader、ファイルの圧縮、解凍ソフトのLhaplusなどです。どんな業種でも、使用頻度は高めとなることが多いので、用意しておくことが欠かせません。
また、長時間の業務で疲れないよう、専用のイスや大きめのディスプレイを利用することも大切です。直接の業務には関係しないものの、オンラインでの作業効率を高めてくれることも多いので、検討の余地は十分にあります。
他者との連携を図るツールとしては、SlackやChatWorkなどのチャットツール、ZoomやSkypeといったビデオ通話アプリが挙げられます。全員で一斉に利用するだけでなく、メンバーを限定して使うことも出来るので、個別の話し合いからプロジェクトやチームごとの連絡まで、幅広く利用することが可能です。
また、オンラインでのファイル共有を可能にするfirestorageやDropboxといったストレージサービスも作業の簡略化にもなるので、あると役立ちます。
なお、これら他者との連携を図るツールは、利用者全員が同じものを導入することで効果が発揮されます。そのため、利用者全員が環境を整えることはもちろん、ネット回線やヘッドセットといった部分にも気を遣うことがポイントとなります。
その他にも、業務を効率化させるために役立つツールは多数あり、それらを状況に合わせて導入し上手く駆使することが、テレワークを卒なくこなすための秘策と言えるかもしれません。